Tietosuojarekisteri
Asiakastietojen tallettaminen ja käyttö Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:ssä
Henkilötietolaki (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste.
Laatimispäivä 15.1.2019
1. Rekisterinpitäjä
Keminmaan Vuokra-asunnot Oy
Kunnantie 5, 94400 Keminmaa
Puhelin: 0400 126 614
2. Rekisteriasioita hoitava henkilö
Toimitusjohtaja Antti Pohjanen
Kunnantie 5, 94400 Keminmaa
Puhelin: 0400 126 614
3. Rekisterin nimi
Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:n asiakastietorekisteri (jäljempänä rekisteri).
4. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakassuhde vuokraus- ja kiinteistönpitoliiketoiminnassa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, kuten:
- asiakkaan tietojen ylläpito,
- vuokrareskontran ylläpito,
- asuntojen kunnossapito,
- vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä,
- vuokrasopimusten päättäminen,
- ARA-vuokra-asuntojen asukasvalintaan ja vuokranmääritykseen kuuluvat vuokranantajan velvoitteet,
- asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt,
- asumiseen liittyvän informaation lähettäminen.
Asiakasviestinnän lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten toiminnan kehittämiseen sekä markkinointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja ja niiden muutostietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:
Perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet).
Asunnon hakemiseen ja asiakkuuden alkamiseen liittyvät tiedot kuten
- asiakasnumero, asiakkuuden alkupäivämäärä, samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä, kaikkien samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset,
- asunnon tarvetta koskevat tiedot kuten tiedot nykyisestä asunnosta,
- tiedot työssäkäynnistä ja työsuhteen kestosta sekä laadusta, tulo- ja varallisuustiedot, luotto-, velkajärjestely- ja perintään liittyvät tiedot,
- edunvalvonta ja alaikäisen hakijan huoltajatiedot,
- maksusitoumuksen tai takauksen antaneen henkilön tiedot,
- oleskeluluvan voimassaoloon liittyvät tiedot sekä
- muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot.
Vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot kuten
- vuokrasopimustiedot, vuokran maksamiseen liittyvät tiedot, vuokravakuustiedot,
- asiakkuuteen liittyvät viestit ja muu yhteydenpito sekä
- toimenpiteet sekä vuokrasuhteen päättämiset, pankkitilitiedot vuokrasuhteen irtisanomiseen tai vakuuden palautukseen liittyen.
Muut asiakkuuteen liittyvät tiedot kuten esimerkiksi:
- yhtiön sosiaaliseen asuttamisen tehtävään liittyvät tiedot kuten asiakkaan elämäntilanne ja asumiseen liittyvä palveluverkosto,
- mahdolliset asumisen tukeen liittyvät asiakirjat kuten esimerkiksi haastattelulomakkeet, tukitahojen tekemät puoltolausunnot, tukisuunnitelmat, tukitahon yhteystiedot ja yhteistyösopimukset,
- rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot,
- suoramarkkinointiluvat ja kiellot,
- turvakiellot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Vuokra-asuntohakemuslomake ja vuokrasopimus.
Tietoja päivitetään mm. asiakkaan itse luovuttamista tiedoista sekä vuokrasuhteen aikaisten tapahtumien perusteella.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:n ulkopuolelle, poislukien vuokrasuhteen hoitamiseen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyen Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:n sopimuskumppaneille sekä tahoille, joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin.
8. Rekisterin suojaus
Manuaalinen aineisto/ säilytyspaikka ja suojaaminen
- Aineisto on suojattu ja se arkistoidaan luotettavasti lukitussa tilassa.
Vuokra-asuntohakemuksia ja vuokrasopimuksia säilytetään lukittavissa tiloissa. Aineistoa pääsevät käsittelemään vain siihen oikeutetut henkilöt.
Digitaalinen aineisto/ rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus
- Tietoihin on pääsy vain nimetyillä Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:n nimeämillä henkilöillä. Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille tehtäväkohtaiset käyttöoikeudet. Tiedot on talletettu keskitetysti lukitussa ja valvotussa tilassa, ja pääteyhteydet tapahtuvat Keminmaan Vuokra-asunnot Oy:n suljetussa ja suojatussa verkossa. Internet-yhteys on suojattu.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.